Çalışanlar İçin Aydınlatma Metni

T.C. Güney Ege Kalkınma Ajansı ("Ajans") olarak; veri sorumlusu sıfatıyla, duruma göre aşağıda belirtilen şekillerde elde ettiğimiz kişisel verilerinizin, kamu kurum ve kuruluşlarıyla ilişkilerimiz kapsamında veya sizlerle olan iş ilişkimiz dahilinde; işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak, kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVKK'nın öngördüğü şartlarda, yurtiçi veya yurtdışı üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVKK'da sayılan sair şekillerde işlenebileceğini bildiririz.

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ

Tarafımızca çalışanlara ilişkin kendileri tarafından tarafımıza bildirilen kişisel veriler işlenebilmektedir. Örnek kabilinden olmak
üzere işlemeye konu olabilecek kişisel verileriniz aşağıdaki gibidir:

Kimlik Verisi
Ad, soyad, doğum tarihi, doğduğu ülke, doğduğu şehir, cinsiyet, medeni durumu, milliyeti, TC kimlik kartı bilgileri (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı), nüfus cüzdanı sureti
İletişim Verisi
Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, Ajans içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi)
Finansal Veri
Finansal ve maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap bilgileri, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı, mal bildirim beyanları
Özel Nitelikli Kişisel Veri
Sendikası, eski hükümlü olma durumu/sabıka kaydı, sakatlık durumu/tanımı/yüzdesi, dini, sağlık verisi, kan grubu, özel sağlık sigortası poliçesi, sağlık raporları, işbaşı sağlık raporu, akciğer grafisi, işitme testi, göz testi, işyeri hekiminin imzalattığı işe giriş ve periyodik muayene formları, hamilelik durumu, hamilelik raporu, sağlık ve doğum izni bilgileri
Eğitim Verisi
Öğrenim durumu, sertifika ve diploma bilgileri, yabancı dil bilgileri, eğitim ve beceriler, CV, aldığı kurslar
Görsel ve İşitsel Veri
Gerçek kişiye ait fotoğraf, kurum sabit telefonu ses kayıtları, kamera kayıtları,
Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Verisi
Eğitim ve beceriler, hangi tarihte hangi eğitimi aldığı bilgisi, e-posta, imzalı katılım formu, paydaşlar ile görüşme kalite değerlendirme formu, 6 aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, faaliyet ve proje bilgileri Aile ve Yakını Verisi
Evlilik cüzdanı; eş ve çocuklarının adı, soyadı, T.C. Kimlik Numarası cinsiyeti, doğum tarihi, görevi, telefon numarası; yakınlarının adı, soyadı ve telefon numarası
Çalışma Verisi
Sicil no, pozisyon adı, departmanı veya birimi, unvanı, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, tahsis no, sosyal güvenlik no, , vergi dairesi no, esnek saatlerde çalışma durumu, seyahat durumu, emekli sandığı, emekli sandığı giriş tarihi, emekli sandığı sicil no, bağkur giriş tarihi, bağkur sicil no, muhasebe kodu, çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, grevde geçen gün,
İzin Verisi
İhbar izni baz tarihi, ihabr izniilave gün, izin grubu, çıkış/dönüş tarihi, gün, izine çıkış nedeni, izinde bulunacağı adres/telefon, izin sebebi
Diğer
Askerlik tecili, araç plakası, araç ruhsatı sureti, araç km bilgisi, araç lokasyonu, ehliyet sureti, trafik cezası sorgulama sonucu, özel sandık adı, özel sandık giriş tarihi, özel sandık sicil no, ayakkabı numarası, giysi bedeni, boy, kilo, şehit yakını olma durumu, stajyer durumu, binilen servis, binilen durak verileri, çalışan internet erişim logları, giriş çıkış logları, giriş-çıkış elektronik kayıtları, çalışan günlük faaliyet verileri.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Ajans olarak hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek, aramızdaki iş akdinin ifası, kanunlarda öngörülen nedenlerle ve Ajansın meşru menfaati gereği sizden bizzat talep ettiğimiz, iş başvurunuz sırasında platformumuz veya diğer istihdam sağlama platformları aracılığıyla önceden talep etmiş olduğumuz veya iş başvurunuz sırasında bizimle paylaşmayı tercih ettiğiniz özgeçmişinizde veya başvurunuza ilişkin paylaştığınız diğer metinlerde yer alan kişisel verilerinizi, sizin bize fiziksel veya elektronik ortamda iletmeniz ve birden fazla kişinin kullanımına açık Ajans bilgisayar programlarına, uygulamalarına ve sunucularına veya internet ortamına 3.kişilerin ulaşımına açık bilgi kaydetmeniz suretiyle topluyoruz.

Ajansın iş takibini gerçekleştirebilmeye yönelik meşru menfaati gereği, giriş ve çıkış saatlerini kontrol eden sistemler aracılığıyla; işyeri güvenliğini sağlama ve hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla parmak izi ile çalışan geçiş

sistemi, kamera ve telefon santrali aracılığı ile; size tedarik edilen araç ve benzin kullanımınızın takibine ilişkin araç takip cihazları yoluyla topluyoruz.
Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için bize iletilen hukuki belge ve tebligatlar vasıtasıyla topluyoruz.

Ajansın web platformunu geliştirmeye ve daha efektif hale getirmeye yönelik meşru menfaati gereği Çerez Politikamızda da detayları belirtildiği üzere web sitemizde kullanılan çerezler vasıtasıyla kişisel verilerinizi topluyoruz.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI

Ajans tarafından kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebepler gibi ancak bunlarla sınırlı olmayan benzer amaç ve sebeplerle işlenebilir;

İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle;
Çalışanların izin onayı, izin bakiyelerinin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması, Çalışanların işten çıkış işlemlerinin yapılması, Bordro işlemlerinin yapılmasının sağlanması, Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;

Personel özlük dosyasının oluşturulması, SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, karakol bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması, Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılmasının sağlanması, Çalışanların giriş çıkış kayıtlarının kontrolü, İcra dosyalarına çalışanların maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması, İş kazasının yasal bildirimlerinin yapılması, İş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yapılması, Mevzuat ve ilgili düzenleyici kurumlarca öngörülen bilgi saklama işlemleri, Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi,

İşyeri güvenliğinin sağlanması, Ajans merkezinin bulunduğu hizmet binasına çalışanların giriş çıkışının temin edilmesi, paydaş sözleşmelerinin ifasından doğan gereklilik nedeniyle özellikle;

Paydaş şikâyetlerinde paydaşın haklı/haksız ayrımının yapılması,  paydaş memnuniyetinin arttırılması, paydaş ihtiyacının anlaşılması ve paydaş ile ilişkili süreçlerin iyileştirilmesinin sağlanması,  paydaşa  hizmet kalitesinin değerlendirilmesi ve çalışanlara eğitim verilmesi, Ajansın idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;

Ajans çalışanlarının performanslarının takibi ve raporlanması, Çalışanlara masraf ödemelerinin yapılması, Çalışana araç tedarik edilmesi ve park yeri ayarlanmasının sağlanması, Kartvizit basımının sağlanması, Kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesinin sağlanması, Çalışanların güvenliği ve işin yürütülmesi, Ajans aracı kullanımının takip edilmesi, Servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması, Outlook'a çalışan verilerinin girilerek çalışanın iş e-postasının oluşturulması, Çalışanların işe giriş ve çıkışlarının kontrolünün sağlanması, Çalışanların işe başvuru ve mülakatı süresince toplanan belgelerinin kayıt altına alınması, Kutlama amaçlı iletişimin sağlanması, Eğitim planlamasının yapılması, eğitimlerin raporlanması, eğitim sertifikalarının hazırlanması, gerçekleşen eğitimlere katılan çalışanların takip edilebilmesi, çalışanların aldıkları eğitimler sonucu gelişim süreçlerinin takip edilebilmesi, Kalite kontrolün sağlanması, Acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması, Memnuniyet anketi analizi yapılması, amaçlarıyla kişisel verileriniz işlenebilir ve ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT İÇİNDEKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI

Güvenliğiniz ve Ajansımızn yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İş Kanunu, İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kimlik Bildirme Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümlerinin izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İş-Kur), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişiler, Mahkemeler ile paylaşılabilir.
Örneğin; çalışanların kişisel verilerinin işçi ve işveren primlerinin ödenebilmesi amacı ile Sosyal Güvenlik Kurumu ile paylaşılmaktadır. Yetkili müfettiş/denetçilerin denetim faaliyetleri kapsamında çalışanların kişisel verileri paylaşılabilmektedir. Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla mahkemelerle ve ajans avukatıyla çalışanların kişisel verileri paylaşılabilmektedir.

Ajansın idaresi, işin yürütülmesi, ajans politikalarının uygulanması amacıyla bağlı olduğumuz veya ortaklaşa çalıştığımız kamu kurum ve kuruluşlarıyla iç işleyişimizi sağlamak açısından söz konusu kamu kurum ve kuruluşlara kişisel verilerinizi aktarabiliyoruz.

Kişisel verilerinizden gerekli olanlar ulaşım, araç tedariki, kartvizit basımı, otopark kaydı, ajans faaliyetleri kapsamındaki
organizasyonlar gibi sebeplerle ilgili konuda çalıştığımız firmaya aktarılabilmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT DIŞINDAKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI

Rıza göstermeniz halinde kişisel verileriniz, yurt dışı seyahatlerinde ve eğitimlerinde iletişim sağlanması, seyahat organizasyonunun sağlanması ve toplu e-posta gönderimlerinin yapılabilmesi için yurt dışındaki üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir.

HAKLARINIZ

KVKK'nın 11. maddesi gereği bize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz kaydıyla, kişisel verileriniz ile ilgili;

Ajansın hakkınızda kişisel veri işleyip işlemediğini öğrenmek, eğer işlemişse, buna ilişkin bilgi talep etmek, Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığı öğrenmek, Kişisel verilerin yurtiçi veya yurtdışına aktarılıp aktarılmadığı ve kimlere aktarıldığını öğrenmek haklarına sahipsiniz.

Ayrıca, Ajanstan yanlış ve eksik kişisel verilerinizin düzeltilmesini ve verilerinizin aktarıldığı veya aktarılmış olabileceği alıcıların bilgilendirilmesini talep etme hakkınız vardır.

Kişisel verilerinizin KVKK madde 7'de öngörülen şartlar çerçevesinde verilerinizin imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini) Ajanstan talep edebilirsiniz. Aynı zamanda verilerin aktarıldığı veya aktarılabileceği 3. kişilerin söz konusu imha talebiniz ile ilgili bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz. Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz.

Münhasıran bir otomatik sistem kullanılarak oluşturulmuş kişisel veri analizinizin sonuçlarına bu sonuçlar çıkarlarınıza aykırıysa itiraz edebilirsiniz. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin Ajans için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu Ajansın internet adresinde bulunan başvuru formunu doldurarak yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle Ajansımıza teslim etmeniz gerekmektedir. Ajans tarafından talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre  Ajans tarafından başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) istenebilir. Örneğin Ajansta kayıtlı olan e-posta adresiniz aracılığıyla başvuru yapmanız halinde Ajansta kayıtlı başka bir iletişim yöntemini kullanarak size ulaşabilir ve başvurunun size ait olup olmadığının teyidini isteyebiliriz.

Güney Ege Kalkınma Ajansı